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| Que peut-on faire avec le module Comptes ? Le but premier du module Comptes est de supporter le travail de validation des comptes.
Le principe de base est de saisir sur la base de données du site l'état des dépenses régulièrement transmis par le syndic.
A tout moment de votre travail de saisie, vous disposez d'une vue synthétique et analytique des dépenses en cours.
Vous pouvez observer le poids relatif des postes de dépenses et leur évolution d'un exercice à l'autre.
En fin d'exercice, il vous sera facile de batir un budget en partant des comptes validés de l'exercice écoulé.
Dès lors vous pourrez également effectuer un rapprochement entre budget et dépenses.
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| | Est-ce que tout le monde peut utiliser ce module ? L'ensemble des propriétaires peut visualiser l'avancement des travaux de validation.
Le groupe d'utilisateur "comptes" à seul la possibilité de saisir les données dans la base de comptes.
Le forum de suivi des comptes est accessible en fonction des droits gérés par les administrateurs du site (membres du conseil). Généralement, les droits sont tout d'abord restreints au conseil , à la commission et au syndic; puis, quelques semaines avant la convocation à l'AG, les propriétaires peuvent à leur tour visualiser la discussion sur le forum des comptes.
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Une colonne symbolisée par l'icône du forum 'vert' permet cette participation de tous :
- si l'icone est 'orange', un sujet de forum existe pour cette écriture, il vous suffit de cliquer dessus pour le voir.
- si l'icône est 'jaune', il n'y pas encore de discussion sur cette
écriture et vous pouvez éventuellement la faire démarrer, également en cliquant dessus.
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| | Quelle est la démarche logique de saisie des comptes ? Il y a effectivement une démarche à adopter.
Il y a une première phase de saisie systématique des écritures. Le respect de ce principe apporte la rigueur du processus (pas d'impasse).
1) Le fournisseur concerné par l'écriture doit exister dans la table
fournisseurs. Il faut donc le créer dans l'outil spécifique si c'est un
nouveau fournisseur.
2) Il est ensuite extrèmement souhaitable que le devis ou le contrat
qui justifie l'écriture soit saisi également dans la base. Comment
valider une écriture si on ne connaît pas l'engagement accepté par la
copropriété ?
Lors de la saisie d'une nouvelle écriture, le statut initial est 'à valider'. C'est en quelque sorte le stock des écritures connues mais non encore analysées.
Vient ensuite la phase de validation (ou non) des écritures. Les factures sont ici généralement nécessaires. On peut à tout moment demander la photocopie d'une facture au syndic. Les photocopies attendues se signalent dans le tabeau des écritures par le mot 'copie' en rouge.
Mais on peut aussi considérer que pour certaines factures répétitives de montant stable (exemple : abonnement de ligne ascenseur, forfait de nettoyage mensuel,...), la copie de la facture n'est pas requise et l'écriture validée en confiance. Cela n'empêche pas de faire des 'sondages'...
Au final, les écritures peuvent être validées, faire l'objet d'une demande de renseignement ou d'explication, refusées ou rester en l'état à valider.
Le travail de validation peut être organisé de différentes façons. Un peu comme pour le changement des pneus d'une formule 1, une fois que les participants ont fait leur part du travail, le syndic est avisé par l'un d'eux d'un simple clic (il reçoit un mail) qu'un certain nombre d'erreurs, discussions et demandes de photocopie sont signalées.
En se connectant sur le site, le syndic peut en 2 clics connaître la liste des écitures considérées comme erronées ou posant question et la liste des photocopies attendues : ceci se traduit par 2 mails vers lui-même (un 'auto-mail') ce qui lui permet un travail préparatoire de prise en compte et de réponse.
Le syndic se connecte ensuite au site et répond dans le forum de validation, écriture par écriture. Il adressera ensuite un nouvel état provisoire avec les copies de contrats ou factures demandés.
A tout moment, un tableau de synthèse montre l'avancement de la comptabilité / budget voté ainsi que le poids relatif des différents statuts.
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| | Est-ce que le système de vérification des comptes Icopro.net est conforme au nouveau plan comptable 2005 ? On peut dire que le système Icopro.net a respecté dès sa création
l'esprit d'un des objectifs majeurs du nouveau plan comptable : la
normalisation des comptes de charges ce qui permet d'avoir la vision
analytique nécessaire. Ceci s'explique par le fait que tout syndic
transmet ces éléments sans (trop) rechigner et qu'ils sont donc une
base acquise pour utiliser le site icopro.net
Il en est pas de même du compte de produits sur lesquels les syndics
sont généralement moins "ouverts" pour la simple raison que les
produits liés aux placements ne sont pas "naturellement" crédités à la
copropriété. Ceci est un effet direct du compte non séparé des autres
copropriétés : le syndic seul tire profit de la trésorerie de la
copropriété...
Quant au principe de la comptabilité en partie double, qui alourdit
encore plus le pensum de la validation des comptes, il est probable que
ce principe sera pris "simplement" en compte par Icopro.net en
proposant la saisie d'un minimum de données supplémentaires rendant les
rapprochements encore plus fidèles (comptablité d'engagement contre
comptabilité de trésorerie).
L'objectif du service Icopro.net reste de donner les moyens de contrôler
les comptes sans compliquer inutilement les choses et de les restituer
avec des niveaux de cumul choisis dynamiquement par l'utilisateur.
Icopro.net
suivra cette évolution règlementaire avec le même objectif d'efficacité.
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