Courant 2008, nous avons mis au point avec des adhérents de la Région Rhône-Alpes un projet d'Union de Service des Copropriétés du Rhône ( USCR ).
icopro.net souhaite se positionner comme un contributeur majeur vis à vis des associations et unions de services assistant les syndics non professionnels.
8 raisons pour choisir l'assistance comptable et administrative icopro.net
Le non gaspillage du papier et de l'énergie par le développement des services en ligne, le gain de temps.
C'est l'un des reproches les plus communs vis à vis des gestionnaires : la non transparence.
icopro.net affiche sur votre site sécurisé les données de gestion tout au long de l'exercice comptable.
Les contrôleurs de gestion ont très naturellement accès aux documents.
Dans ces conditions, questions et correctifs sont traités bien avant l'AG.
Un outil de gestion professionnel à votre service
En s'équipant d'une suite logicielle équipant plus de 400 syndics en France et agréée par la FNAIM, icopro.net vous propose une assistance comptable de qualité professionnelle.
La rapidité et la simplicité
Votre temps est précieux et les aléas sont toujours possibles. Quand un fichier est chargé sur le site, le correspondant (vous ou icopro) est informé par mail.
En cas de problème de lisibilité, l'émetteur du document peut ré-émettre son document sans délai.
Une contribution à la sécurité de votre comptabilité
Le serveur icopro.net est une machine sécurisée installée dans un "data center" de premier plan.
Que votre PC ait un problème ou pire, que votre bureau connaisse un sinistre, l'image de vos documents sera sauvegardée hors de votre bureau. Ce sera une aide précieuse pour obtenir des duplicatas.
La pérennité de vos économies sur la gestion
Il est de notoriété que la gestion non professionnelle souffre de l'isolement, voire de l'unicité des copropriétaires qui acceptent de prendre en charge la gestion.
La problématique de renouvellement des générations se pose avec d'autant plus d'acuité que le contexte de la gestion des copropriétés devient sans cesse plus complexe.
Les associations à but non lucratif ont un rôle essentiel à jouer ( assistance juridique & assurance ).
Nous pensons aussi que des acteurs tel qu'icopro.net peuvent contribuer par leurs services à la pérennisation de la gestion non professionnelle.
La réponse à vos questions et une synthèse commentée
La nouvelle comptabilité soulève de nombreuses questions de la part des syndics non professionnels.
icopro.net, c'est aussi la garantie de réponses sur les points les moins évidents des textes de 2005 pour votre comptabilité.
Nous contribuons en particulier à mettre votre comptabilité "sur de bons rails".
Une note de synthèse et de commentaires annuelle fait partie de notre prestation.
Une tarification économique
Notre approche est de faire profiter à nos clients des économies induites par la productivité de nos équipements et notre savoir-faire.
Pour cela, nous encourageons nos clients à faire connaître nos services à leur entourage.
Observez par exemple que notre prestation intègre sans surcoût la fourniture de l'état daté en cas de mutation.
Tableau récapitulatif des fichiers - émetteur - fréquence d'échange ( non contractuel, susceptible d'évolution)
émetteur /
fréquence
icopro
( Recevoir )
syndic
( Emettre )
initialisation
- états confirmant les éléments fournis
- l'état descriptif de division : lots et tantièmes
- la liste des copropriétaires possédant les lots, avec adresses, ayant-droits, gestionnaire et régime matrimonial
- carnet d'entretien indiquant les contrats en cours
annuel
Avant AG :
- états comptables (annexes 1 à 5) avec état des dettes et créances copropriétaires, après répartition pour approbation en AG
- feuillet de répartition destiné à chaque copropriétaire,
- balance, - états de suivis arrêtés au dernier jour de l'exercice, - note de synthèse annuelle, - feuille d'émargementpour remise de la convocation aux résidents, - feuille de présence avec tantièmes, - ordre du jour, - courriers de convocation personnalisés avec pouvoir,
Après AG :
- Procès verbal et courriers d'accompagnement personnalisés ( option )
Avant AG :
- projet de points à l'ordre du jour
Après AG :
- résultat des votes
trimestriel
(en général)
A l'échéance :
- Les appels de fonds destinés aux copropriétaires.
Suivant seuil et délai de tolérance :
- les 2 premières relances pour impayés, ( le compte copropriétaire est débité de la pénalité décidée en AG )
Après réception des règlements des appels de fonds :
-remises de chèques en banque
mensuel
Après réception du relevé bancaire :
- rapprochement bancaire
Début de mois -> états de suivis actualisés :
1- grand livre ,
2- journaux,
3- suivi du réalisé des budgets
Dès que possible :
- le relevé bancaire ( éventuellement annoté des n° de factures et destinataires ou complété d'un bordereau des chèques émis )
Fin de mois :
- factures, avoirs, demandes d'acompte reçus dans le mois (annotations = clé de répartition et n° de chèque émis )
- fiches de paie employés et déclarations charges sociales et n° de chèques utilisés
Recevoir : ce sont les résultats du traitement assuré par icopro et mis à votre disposition,
Emettre : ce sont les fichiers que vous chargez sur le site.
Les catégories sont agencées suivant la fréquence habituelle de fourniture des fichiers
mensuel,
trimestriel,
annuel,
variable.
2 - Une zone centrale listant les fichiers correspondant avec possibilité de trier cette liste.
Le nombre accolé au nom d'une catégorie est le nombre de fichiers présents sur le site.
Suivant votre appartenance aux différents groupes d'utilisateurs, vous pouvez ou non accéder à ces fichiers.
En partie haute : pour recevoir le fichier de votre choix.
Chaque ligne de la liste de fichiers comprend les informations et icônes suivants :
information au survol ou panneau d'information détaillée en cliquant,
recevez ce fichier en cliquant,
vous informe du type de fichier, ici un pdf,
Le nom du fichier,
La taille du fichier en Ko,
La catégorie du fichier,
La date de chargement du fichier sur le site,
L'identifiant de l'utilisateur qui a émis ce fichier (Origine),
Le Nb de Réceptions du fichier ou pour les fichiers qui n'ont pas été encore reçus, pour signaler à icopro.net que le lien ne fonctionne pas...
En partie basse :
Pour émettre un fichier de votre PC vers le site, un bouton "Parcourir..."
Une zone de description ou commentaire que vous souhaitez associer au fichier
Et enfin vous cliquez sur "Ajouter ce fichier".
Vous avez également un accès à l'annuaire des utilisateurs du site incluant une messagerie.
Enfin, dans la barre en haut d'écran, en cliquant sur votre nom, vous pouvez modifier vos données personnelles.
Si vous recevez un message les chiffres à côté de votre identifiant s'incrémentent. En cliquant sur le chiffre vous accédez à vos messages.
Il s'agit d'une toute petite copropriété avec 4 copropriétaires :
- Madame MARTHES, élue syndic bénévole,
- Monsieur DAUR, Madame CHATEAU et Madame TERTRE.
Bien que très petite, il s'y passe pas mal de choses : cas d'école oblige !
Pour accéder au nouveau site de démo, vous pouvez utiliser : - pour avoir l'expérience du syndic : identifiant MARTHES et mot de passe MARTHES - pour avoir l'expérience du contrôleur des comptes : identifiant DAUR et mot de passe DAUR
La mise en place du service et du site est gratuite,
Le coût du service est intégré dans le budget au titre de "rémunération de tiers intervenants" ( compte 623 à la masse générale).
Le tarif est proportionnel au nombre de lots principaux avec un minimum correspondant à 10 lots,
Le service couvre un exercice comptable entier quelque soit la date de démarrage effectif de la prestation.
Il intègre bien-entendu la fourniture des documents nécessaires à l'AG qui approuve les comptes (que le contrat soit reconduit ou non).
Il est tacitement reconduit sauf résiliation 2 mois avant la date de fin de l'exercice.
Tarif indicatif HT 2010 (*)
Abonnement annuel par exercice
Tarif mensuel par lot principal
4,00 €
Mensualité minimum
40,00 €
(*) Ce tarif est indicatif et correspond à une copropriété moyenne en taille et complexité. Notre proposition sera établie après recueil d'informations nous permettant d'établir la charge de gestion de votre copropriété.
information au survol ou panneau d'information détaillée en cliquant,
recevez ce fichier en cliquant,
vous informe du type de fichier, ici un pdf,
pour les fichiers qui n'ont pas été encore reçus,
pour signaler à icopro.net que le lien